Certificari
Info
S.C. Lival Import Export S.R.L.
Reg. Com.: J07/333/1991
CUI: RO612530
0744.540.370
0231.573.473
Politica Generala de Conformare cu Regulile Concurentei in Cadrul Lival Import Export S.R.L. cu Privire la Legislatia Interna si Europeana Aplicabila
Având în vedere situația existentă pe piața produselor de panificatie LIVAL IMPORT EXPORT S.R.L. (denumită în continuare „Societatea”), a luat decizia să implementeze o serie de măsuri având ca scop conformarea societății și a angajaților săi cu regulile prevăzute de legislația internă și europeană în materia concurenței.
Având în vedere politicile și valorile interne ale LIVAL IMPORT EXPORT S.R.L., conducerea societății a stabilit că o bună cunoaștere a legislației din domeniul concurenței de către angajații săi va constitui un element pozitiv în dezvoltarea ulterioară de business a afacerii.
Respectarea regulilor de concurență reprezintă un principiu fundamental căruia organizația noastră, a înțeles să îi ofere o importanță și o atenția cuvenită deoarece fără înțelegerea, conștientizarea și implementarea acestuia, activitatea curentă a societății nu se va putea conforma cerințelor legale anterior amintite.
Prin prezenta Politică Generală de Conformare dorim să informăm structurile interne asupra modului în care urmează să fie modificate procedurile interne în vedere identificării, evaluării, și gestionării riscurilor de concurență.
Ne rezervăm dreptul de a actualiza, revizui și modifica periodic prezenta Politică Generală de Confidențialitate. Prezenta Politică se aplică:
•Sediilor și punctelor de lucru aparținând Societatii
•Tuturor departamentelor și întregului personal aparținând Societatii
•Tuturor contractanților, furnizorilor și altor persoane care lucrează în numele Societatii
I. INFORMAȚII GENERALE:
I.1. Scopul Politicii Generale de Conformare cu regulile de concurenta:
Prezentul document are menirea să explice principiile si regulile de bază ale normelor de concurenţă naţionale si comunitare, modul în care acestea pot influenţa luarea deciziilor comerciale, precum şi riscurile pe care le implică nerespectarea regulilor de concurenţă.
Deasemenea să stabileasca măsurile ce urmează a se lua pentru eliminarea posibilelor situaţii contrare regulilor de concurenţă în care s-ar putea găsi Societatea prin intermediul angajaților săi sau a persoanelor care acționează în numele său.
I.2. Angajamentul SC LIVAL IMPORT EXPORT S.R.L.:
Respectarea regulilor de concurență reprezintă o prioritate pentru Societate astfel încât ne luăm angajamentul de a respecta legislația privind concurența și următoarele principii:
i) Bunăstarea consumatorilor;
ii) Buna funcţionare a pieţei produselor de panificatie
II. IMPLEMENTAREA MĂSURILOR DE CONFORMARE
II. 1. SUBIECȚII MĂSURILOR
Măsurile propuse vor fi aplicate tuturor angajaţilor Societății şi oricăror altor persoane însărcinate de către aceasta cu reprezentarea intereselor sale.
Societatea recunoaște că prevenirea practicilor anticoncurențiale este mult mai eficientă decât investigarea și sancționarea încălcărilor. Astfel, prin asumarea unor politici clare, ferme şi eficiente, Societatea își exprimă dorința de a se proteja împotriva vulnerabilităţilor şi ameninţărilor ce generează riscuri de încălcălcare ale normelor de concurenţă. De obicei, încălcarea normelor de concurenţă implică angajați cu atribuţii decizionale (care stabilesc politici comerciale, negociază contracte), întrucât aceştia au capacitatea de a decide, spre exemplu, alinierea preţurilor cu alţi concurenţi, împărţirea pieţelor sau angajarea întreprinderii într-o strategie de excludere a concurenţilor. Din acest motiv, majoritatea încălcărilor implică persoane cu funcţii de conducere. Totuşi, răspunderea întreprinderii este angajată şi în situaţia în care, spre exemplu, deşi nu există implicarea personalului de conducere, angajaţi ai companiei (ex.: din departamentul de vânzări) convin cu omologii lor din companii concurente să îşi împartă clienţii sau să boicoteze o altă întreprindere. Odată ce înţelegerea anticoncurenţială are loc, nu este necesar ca acest comportament să fi fost încurajat sau tolerat de către personalul de conducere pentru a se considera că întreprinderea a încălcat legea. Acțiunea oricărei persoane autorizate să acționeze în numele întreprinderii este suficientă în acest sens.
II.2. PRINCIPALELE MĂSURI
Societatea înțelege că pentru realizarea unei implementări depline și eficiente a măsurilor de conformare cu regulile concurenței este necesară aplicarea unui complex de procedee ce vizează schimbarea structurii Societății, aplicarea de proceduri noi, luarea unor măsuri de informare.
Principalele măsuri sunt următoarele:
a) afirmarea poziţiei clare, fermă, publice a managementului companiei în sensul respectării normelor de concurenţă;
b) desemnarea unei persoane responsabile cu programul de conformare al Companiei;
c) informarea eficientă, instruirea adecvată şi măsuri de conştientizare privind necesitatea conformării cu normele de concurenţă;
d) exercitarea unui control şi informare promptă privind neconformarea cu normele de concurenţă;
II.2.1. Afirmarea poziţiei clare, fermă, publice a managementului companiei în sensul respectării normelor de concurenţă
Un element deosebit de important al conformării este nivelul decizional la care este asumat. În acest sens, trebuie să existe un mesaj susţinut, ferm și clar din partea conducerii Societății care să considere concurența ca fiind parte esenţială a propriei culturi organizaţionale, fapt de natură să conducă la aşteptarea ca toţi cei implicaţi în activitatea acesteia să respecte regulile în cauză.
II.2.2. Desemnarea uneia sau sau mai multor persoane responsabile cu programul de conformare al Societatii
Desemnarea unor persoane responsabile cu programul de conformare reprezintă un alt element cheie al programului de conformare.
În acest sens, Societatea nominalizează Administratorul Societății ca persoană responsabilă cu programul de conformare.
II.2.3. Informarea eficientă, instruirea adecvată şi măsuri de conştientizare privind necesitatea conformării cu normele de concurenţă.
La nivel principial, funcţia manualului de conformare este de a conecta principiile, valorile şi standardele de conduită etică cu misiunea companiei şi, în acelaşi timp, de a oferi răspunsuri practice celor mai frecvente probleme de concurenţă. Astfel, acesta va fi redactat folosind un vocabular simplu, neechivoc, clar, vizibilitatea acestuia fiind asigurată prin aducerea lui la cunoştinţa tuturor angajaţilor. Materialele informative permit administratorului și celorlalţi angajați să aibă cunoștințe cu privire la normele legale, evitând deciziile care ar putea duce la încălcarea dreptului concurenţei. În acelaşi timp, permit detectarea practicilor anticoncurenţiale şi stoparea lor, prevăzând modul de gestionare a unor astfel de situaţii. Mai mult, angajaţii instruiţi în acest sens vor fi capabili să recunoască potenţialele indicii potrivit cărora o altă întreprindere ar afecta interesele legitime ale companiei lor prin încălcarea normelor de concurenţă.
În acest sens, un manual de conformare sau un document similar (ex.: cod, instrucțiuni, linii directoare, ghid) este menit a fi un instrument central, de referință atât pentru toate persoanele fizice din companie, cât şi pentru partenerii întreprinderii, venind în sprijinul deciziilor de zi cu zi. Regulile trebuie să aibă în vedere atât deciziile de management cât, şi pe cele operaţionale, fiind adaptate în funcţie de specificul acestora. Rolul final este de a conştientiza că profitul companiei trebuie maximizat prin căi legale, nu prin comportamente anticoncurenţiale. Astfel, nu există un set universal de criterii şi nu se impune un model limitativ. Fiecare întreprindere îşi va defini propriile riscuri în ceea ce privește conformarea și își va alcătui propria strategie în acest sens.
În vederea implementării adecvate și eficiente a conformității, Societatea va elabora un Manual de Conformare (Ghid informativ) cu privire la principalele aspecte din domeniul concurenței, aspecte ce vor fi prezentate și aduse la cunoștința tuturor angajaților sub semnătură.
Participarea la conferințe și alte sesiuni de informare cu tema concurenței va fi deasemenea urmărită pentru angajații cu funcții cheie în manevrarea de informații sensibile sau în departamente care acționează în sectoarele de activitate cu risc potențial pentru concurență.
II.2.4 Exercitarea unui control, audit al conformării şi informarea promptă privind neconformarea cu normele de concurenţă.
În baza aspectelor ce se vor stabili de Persoana Responsabilă pentru Conformare, Procedurile Interne și Regulamentul Intern al Societății urmează a fi modificate pentru a se stabili bune practici, respectiv moduri de identificare, evaluare și gestionare a riscurilor unor acțiuni neconcurențiale, rolul important pe care respectarea regulilor concurenţei îl are în cadrul politicilor întreprinderii, aspecte care să trateze relaţiile existente între companie şi terţi: asociaţii, concurenţi, distribuitori sau clienţi, aspecte reprezentative pentru domeniul de activitate sau principalele niveluri ale lanţului comercial unde compania operează, proceduri şi modalităţi de monitorizare, pentru ca activitățile și deciziile companiei să respecte legislația în domeniul concurenței, tragerea la răspundere a angajaţilor pentru încălcările normelor de concurenţă.
Astfel, la nivelul Societății, au fost identificate următoarele situaţii care pot genera riscuri de neconformare pentru Societate:
•necunoaşterea modului în care se aplică dreptul concurenței;
•abordarea conformării într-un mod formal şi lipsa de orientare către specificul activității Societății;
•lipsa unei culturi a respectării normelor de concurenţă în cadrul firmei sau chiar a pieţei, fapt ce poate fi semnalat de încălcări anterioare ale legislaţiei concurenţei;
•semnalele inconsecvente cu privire la respectarea regulilor de concurenţă
Evaluarea situațiilor care se putea încadra în aceste criterii de risc urmează a fi analizate, evaluate și gestionarea de către persoana responsabilă. Angajații vor fi obligați să anunțe de îndată persoana responsabilă și departamentul juridic cu privire la orice chestiune ce ar putea fi încadrată în vreuna din situațiile de mai sus.
Odată identificate, riscurile trebuie evaluate pentru a determina probabilitatea survenirii lor şi a posibilului impact pe care îl pot avea. În acest fel poate avea loc prioritizarea gestionării acestora şi poate fi cuantificată, în acelaşi timp, dimensiunea resurselor necesare pentru a evita / stopa o posibilă practică anticoncurenţială. Determinarea gravităţii riscurilor identificate se poate realiza pe o scară valorică (scăzut, mediu, ridicat) şi va trebui să determine atât angajații care se plasează în zone cu risc operaţional crescut, cât şi practicile / angajamentele întreprinderii care pot prezenta vulnerabilităţi.
Analiza și evaluarea acestor riscuri urmează a fi făcută pe baza unei metodologii ce urmează a fi aprobate. Metodologia de analiză a riscurilor va fi folosită în mod regulat pentru a adapta întregul program de conformare în jurul vulnerabilităţilor şi ameninţărilor principale. Rezultele evaluărilor și al acțiunilor ulterioare vor fi înregistrate în mod corespunzător în documentele interne ale întreprinderii.
Personalul de conducere şi cel responsabil cu programul de conformare trebuie să cunoască elementele de conţinut şi privind funcţionarea programului de conformare și trebuie să exercite o supraveghere efectivă asupra punerii în aplicare a acestuia. În acest sens, operatorii economici vor prezenta, la cerere, programul lor de conformitate pentru evaluare şi vor demonstra că au luat măsuri pentru implementarea practică (sesiuni de pregătire, implementarea unor proceduri, sisteme de monitorizare, control).
Modalitățile de gestionare și informare se vor realiza astfel:
a) Sesiunile de instruire cu privire la respectarea liberei concurenţe
Un prim pas în acest sens ar fi instruirea personalului cu scopul de a respecta normele de concurenţă. Acest demers nu va constitui un transfer de informaţii pur și simplu, ci eficienţa ce va fi determinată de modul în care angajaţii şi-au asumat conduita în exercitarea sarcinilor. Procesul de instruire trebuie să fie obligatoriu şi să aibă în vedere următoarele scopuri:
•să asigure desemnarea din timp şi la toate nivelurile companiei a programului de conformare şi înțelegerea legislației din domeniul concurenței;
•să aibă în vedere specificul de risc al întreprinderii, insistând asupra vulnerabilităţilor şi ameninţărilor principale;
•să asigure mecanisme prin care fiecare angajat să înțeleagă şi să poată solicita informaţii despre modul în care îşi poate îndeplini sarcinile zilnice cu respectarea legii;
•să se asigure că angajații sunt conștienți atât de beneficiile programului, cât şi de consecințele grave ale unei posibile încălcări asupra companiei și propriei persoane.
Angajaţii pot să apeleze oricând la consultanţă autorizată, serviciu intern sau externalizat, în situaţiile în care au nelămuriri cu privire la posibilele implicaţii anticoncurenţiale ale faptelor / actelor prin care angajează întreprinderea. În momentul în care există contracte ce pot avea efecte asupra liberei concurenţe, întreprinderea trebuie să se asigure că va avea posibilitatea de a revizui conformitatea acestora cu prevederile legii. Pe lângă personalul cu cea mai largă expunere, angajaţii interni, însărcinaţi cu formarea, auditarea sau verificarea respectării programului de conformare trebuie, de asemenea, să beneficieze de pregătirea necesară pentru a putea gestiona acest demers.
Angajații și persoanele ce urmează să participe la cursurile de pregătire organizate.
b) Proceduri, monitorizare şi control
Procedurile sunt norme de conduită pe care angajaţii le vor urma în activitatea lor şi au menirea de a diminua din riscurile la care este expusă Societatea. Procedurile existente urmează a fi adaptate astfel încât regulile de conformare cu concurența să fie incluse.
Astfel, următoarele măsuri pot îndeplini această funcţie:
•instituirea unei obligaţii ca toţi angajaţii să raporteze persoanei însărcinate cu respectarea programului de conformitate orice aspecte cu privire la neresepctarea cerinţelor prevăzute de acesta. În acest sens, se pot dovedi utile atât mijloacele tradiţionale de raportare, cât şi cele anonime (ex.: linie telefonică, platformă online, cutie poştală). Societatea va spori încrederea în astfel de mecanisme, prin investigarea oricărei practici nelegale semnalate şi prin protejarea avertizorilor de concurenţă împotriva posibilelor represalii;
•dezvoltarea unei culturi de confidenţialitate printre angajaţi pentru a proteja informaţiile şi în afara orelor de program;
•existenţa unor proceduri de lucru speciale pentru situaţia în care o întreprindere primeşte informaţii comerciale sensibile de la competitori sau terţi (agenţi comuni, companii care întreprind studii de piaţă), astfel încât să se realizeze un act de distanţare publică faţă de posibile fapte anticoncurenţiale.
•transmiterea către principalii parteneri comerciali (ex.: furnizorii, distribuitorii, clienţi) a informațiilor cu privire la existența și prevederile programului de conformare, la scurt timp după ce este configurat sau reevaluat.
II.2.5 Crearea unui sistem de monitorizare şi evaluare al conformării cu normele de concurenţă
Monitorizarea, prin verificarea comportamentului companiei în procesul competitiv pe pieţele unde aceasta funcţionează reprezintă o abordare preventivă. Măsurile de control interne sunt, de asemenea, parte din portofoliul operaţional al unei întreprinderi şi nu trebuie confundate cu analiza riscurilor; în timp ce prima are loc la nivel strategic, cea de-a doua se manifestă la nivelul activităţilor zilnice.
a) Evaluarea programului
Procesul de conformare este unul dinamic, iar monitorizarea sa are şi atributul de a îmbunătăți funcționarea programelor, în special pe baza evaluărilor programului de conformare, atât din punct de vedere conceptual, cât şi din punct de vedere al aplicării sale de către angajaţi. Totuşi, pentru a fi relevantă, evaluarea trebuie să fie adecvată, independentă, bazată pe o experienţă solidă în domeniul concurenţei. Societatea va gestiona şi centraliza toate rapoartele, interne sau externe, cu privire la riscurile identificate, procedurile instituite, formarea angajaţilor şi auditarea tuturor acestor elemente pentru a folosi atât neconcordanţele, cât şi bunele practici identificate pentru îmbunătăţirea permanentă a programului de conformare şi pentru a putea proba existenţa acestuia. De asemenea, în reevaluarea programului de conformare, Societatea va avea în vedere şi factori structurali, cum ar fi schimbarea condiţiilor de tranzacţionare, creşterea cotei de piaţă şi dezvoltarea unei poziţii dominante sau externalizarea unor servicii. Astfel de evoluţii pot duce la schimbarea întregii filosofii comerciale a întreprinderii.
b) Diligenţa în materie de concurenţă
La nivel de bază, autoevaluarea poate lua forma unui set de întrebări care, ulterior, vor conduce la o analiză mai detaliată a legalităţii demersului.
Un exemplu în materia schimbului de informaţii poate fi următorul:
•De ce schimb aceste informații - există un motiv legal pentru acest schimb?
•Cu cine schimb aceste informații - este un concurent sau potențial concurent?
•Ce fel de informaţii schimb - sunt sensibile din punct de vedere comercial/al concurenţei?
•Ar putea această informație să afecteze comportamentul pe piață al altui concurent?
•Sunt sigur că acest lucru este legal?
II.2.6 Alte măsuri
Societatea va lua și alte măsuri cu caracter administrativ și organizatoric ce urmează a viza:
•analiza, evaluarea și calificarea confidențialității informațiilor sensilbile pe care Societatea le deține și care au legătură cu conformarea la regulile de concurență;
•stabilirea unor noi standarde de securitate în comunicații și de conduită pentru angajații societății, urmând a fi modificate Regulamentele interne și contractele individuale de muncă, dacă va fi cazul;
•analizarea și revizuirea documentelor comerciale standardizate utilizate în relațiile cu partenerii contractuali;
•efectuarea periodică de analize și studii de piață;
•analizarea participării reprezentaților societății la diferite organisme (formale sau informale) sau asociații din domeniu și a subiectelor de discuție;
Prezentul Program va fi adoptat prin Decizie a Administratorului.